ベンダー選定の質問テンプレ｜AI議事録ツールの“地雷”を面談で踏まない

ベンダー選定の質問テンプレ｜導入前に聞くべき“最重要チェックリスト”

AI議事録ツールは、デモだと全部よく見えます。問題は導入後です。現場が増えるほど、権限・共有・保持・外部対応で“見えない負債”が出ます。だから選定では、見た目の機能より運用で破綻しないかを質問で潰すのが一番効きます。

結論：ベンダーに聞くべきは「できますか？」ではなく、どういう前提で・誰が・どう管理できるかです。

ポイント：資料の言い回しは強く見えがちです。質問テンプレで“実運用での答え”を引き出すと、失敗が減ります。

質問	狙い	NGになりやすい回答
SSO（Google/Microsoft等）に対応していますか？	退職・異動の一括停止	「手動で個別対応」
権限は管理者/編集/閲覧/外部ゲストで分けられますか？	共有事故の抑止	「全員同じ権限」
共有リンクに期限を付けられますか？管理者が無効化できますか？	リンク事故を止める	「期限は付けられない」
外部ゲストは“閲覧のみ”にできますか？	外部共有の安全	「編集権限も必要」
音声・全文・要約で保存期間を変えられますか？自動削除は？	残しすぎを防ぐ	「削除は手作業」
監査ログ（閲覧/共有/編集/DL）は見られますか？	事故対応	「ログはありません」
データのエクスポートはできますか？（要約/全文/音声）	移行・バックアップ	「出せません」
日本語の話者分離・固有名詞（辞書登録）はどこまで対応？	実務の精度	「日本語は得意です（根拠なし）」
サポート窓口と対応時間、緊急時の連絡経路は？	運用継続	「メールのみで数日後」
導入企業の利用例（規模・業種）を教えてください	自社に近い実績	「事例は出せない」

結論：この10問で“法人運用として成立するか”がだいたい分かります。まずはここで候補を絞るのが効率的です。

質問	見るべきポイント
保存中のデータは暗号化されていますか？（音声/テキスト/バックアップ含む）	「保存中」まで説明できるか
共有リンクはDL制限できますか？（音声/テキスト）	持ち出しリスクの抑制
機密会議は「音声を残さない」「要約だけ残す」運用ができますか？	残す量を調整できるか
データ保持（保存期間）を組織単位で強制できますか？	現場任せにしない仕組み
監査ログは誰が見られますか？ログ自体の保持期間は？	ログ閲覧権限の絞り込み
外部ゲストの期限切れ（自動失効）設定はできますか？	外注・取材の後処理が楽か

聞き方のコツ：「できますか？」より「管理者がどこで設定し、どの範囲に強制できるか」を聞くと、実力が見えます。

結論：セキュリティは“設定できる”だけでは弱いです。強制できるかが運用では重要になります。

結論：権限と共有は、少人数だと気になりません。導入が成功して人数が増えた時に、ここが一気に効いてきます。

おすすめの聞き方：「うちの会議はA（営業）とB（開発）とC（人事）がある。各パターンで一番失敗しやすいのはどこ？」と聞くと、営業トークが薄まりやすいです。

結論：このシナリオを通るツールは、導入後の運用トラブルが激減します。逆に、ここが通らないなら機能が良く見えても後で詰まります。

質問テンプレで比較する前に、まず候補を絞ると楽です。法人運用に必要な機能（権限・共有リンク・保持・ログ）を軸に、ランキングで全体像を掴んでから面談に入ると失敗しません。