社内規程に落とす方法｜AI議事録のルールを“守られる形”にするテンプレ

社内規程に落とす方法｜AI議事録ツールを安全に運用するルールテンプレ集

AI議事録ツールは便利なので、放っておくと現場はどんどん使い始めます。ところが、ルールがないまま広がると「共有しすぎ」「残しすぎ」「権限が雑」のどれかで事故が起きます。

結論：安全に使い続けるコツは、難しい規程を作ることではありません。現場が迷わず守れる“短いルール”に落とすことです。

社内規程は、立派な文章より「現場が判断できる基準」があるかが重要です。おすすめは次の2層構造です。

層	内容	目的
基本規程（1〜2ページ）	やっていいこと／ダメなこと／責任者	迷いをなくす
運用ルール（チェックリスト）	会議前／会議後／外部共有／退職時	漏れを防ぐ

ポイント：規程は「読み物」にしない。その場で使える道具にすると定着します。

迷いを減らすため、会議を先に分類します。これだけで、共有・保持・権限が自動的に決まります。

会議分類	例	共有	保持（目安）
全社	全社説明会、研修	全社員（閲覧のみ）	要約：1〜2年
部門	部門定例	部門内	要約：6〜12ヶ月
プロジェクト	PJ進捗、開発	PJメンバー	PJ終了＋1年
外部	商談、取材、外注	社内担当＋必要最小の外部	要約：〜180日
機密	人事、法務、重大障害	指名者のみ	短期（原則残さない）

結論：社内規程は「会議分類」を決めると一気に作れます。逆に、分類がないと全員が毎回迷います。

ここから先は、そのまま社内文書に貼れる形でまとめます。必要に応じて表現だけ社内向けに調整してください。

（1）目的
本規程は、AI議事録ツールを用いた録音・文字起こし・要約・共有を安全かつ円滑に行うため、会議データの取り扱い基準を定める。

（2）対象
本規程は、当社業務において作成される音声データ、文字起こし、要約、議事録、共有リンク、閲覧ログ等（以下「会議データ」）に適用する。

（3）会議分類
会議は「全社」「部門」「プロジェクト」「外部」「機密」の5分類とし、主催者は会議開始前に分類を確定する。

（4）録音・同意
主催者は、録音・文字起こし・要約を行う場合、参加者に対し目的および共有範囲を明示する。外部が参加する場合は、録音の可否を事前または会議冒頭に確認する。

（5）共有範囲
会議データの共有は、会議分類に紐づく範囲に限定する。機密会議の共有は指名者のみに限定し、外部共有は原則行わない。

（6）外部共有
外部共有が必要な場合、原本（音声・全文）の共有は原則禁止とし、要約・決定事項・宿題を中心とした「共有版」を作成する。共有リンクを利用する場合は期限を設定し、閲覧のみに制限する。

（7）個人情報・機微情報
外部共有または広範囲共有を行う場合、氏名・連絡先・識別子等の個人情報はマスキング（伏せ字・置換・削除）を行う。

（8）保存期間（保持）
会議データの保存期間は会議分類およびデータ種類（音声／全文／要約）により定める。音声データは短期保存を基本とし、期限到来後は削除する。例外的に延長する場合は理由と期限を記録する。

（9）権限管理
権限は管理者・編集者・閲覧者・外部ゲストに分け、必要最小限を原則とする。編集権限は主催者等に限定し、外部ゲストは閲覧のみとする。

（10）退職・異動・外部契約終了時
退職・異動・外部契約終了時には、当日中に権限を見直し、不要なアカウント・共有リンク・ゲスト招待を無効化する。必要な会議データは適切な所有者へ移管する。

（11）禁止事項
以下を禁止する。
・会議分類を決めずに外部共有すること
・期限なしの共有リンクを作成すること（特別な承認を除く）
・個人情報をマスキングせずに外部共有すること
・機密会議の原本（音声・全文）を外部へ共有すること

（12）問い合わせ・例外承認
本規程の運用に関する問い合わせ、例外承認は（担当部署/責任者）へ申請する。

結論：規程は“読むもの”ではなく“守る仕組み”。チェックリストとセットにすると定着します。

社内規程を守りやすいかは、ツール側の権限管理・リンク制御・保持ポリシー・監査ログで差が出ます。比較はランキング記事に集約しています。