社外秘運用ルール｜AI議事録で“漏えいしない”共有・保存・権限の決め方

社外秘運用ルール｜AI議事録を安全に回す「会議種別×共有×保持」の型

社外秘運用ルールが必要な理由

AI議事録ツールは、録音→文字起こし→要約→共有までを一気通貫で高速化します。その分、社外秘の情報が“増えやすく・広がりやすい”のが最大の特徴です。

結論：社外秘運用は「怖いから使わない」ではなく、使える状態に落とし込む“型”を作ることが正解です。

社外秘の議事録で起きる事故パターン（まず敵を特定する）

共有範囲が広い：関係ない人が閲覧できる
共有リンクが生き残る：期限なし・転送で外部へ
音声が長期保存：全文が残り続ける（リスク最大）
退職者のアクセス：オフボード漏れで閲覧継続
要約が単独で歩く：文脈がなく誤解・誤転送が起きる

要点：事故は「録音」より共有と保持で起きます。ここをルール化すると、安心して使い倒せます。

最初にやる：社外秘の“分類”を3段階に固定する

運用が崩れる原因は「社外秘の定義が曖昧」なことです。まずは3段階で十分です。

分類	例	共有範囲	おすすめの扱い
社外秘（通常）	価格方針、提案内容、社内運用	プロジェクト/部門内	要約は残す、音声は短期
厳秘（高機密）	契約交渉、人事、障害・事故対応	最小限メンバー	共有リンク原則NG、保持短期
極秘（特別）	M&A、訴訟、重大インシデント	指名者のみ	原則録音しない/残さない

運用コツ：分類は増やさない。3段階に固定し、誰でも迷わず選べる状態が最強です。

社外秘の“基本ルール”テンプレ（そのまま社内規程に落とせる）

項目	社外秘（通常）	厳秘（高機密）	極秘（特別）
録音	可（必要最小）	原則可（例外は不可）	原則不可
音声保持	7〜30日	7日以内	保存しない
文字起こし保持	30〜180日	30日以内	保存しない/要約のみ
要約保持	180日〜1年	90日以内	必要最小限のみ
共有リンク	期限あり（7〜14日）	原則NG（必要時のみ）	禁止
閲覧権限	プロジェクト固定	指名者のみ	指名者のみ＋管理者監督
DL/エクスポート	原則不可（必要時のみ）	禁止	禁止

ポイント：音声はリスク最大なので短期。要約は共有価値最大なので必要な範囲で残す。これが最もバランスが良いです。

共有ルール：社外秘は「リンク共有」を原則にしない

社外秘で一番事故が多いのは共有リンクです。便利さに負けると破綻します。

社外秘（通常）：リンクは期限つき、閲覧のみ、DL不可を基本
厳秘：原則リンク共有NG。どうしても必要なら“指名＋期限＋ログ”
極秘：リンク共有は禁止

鉄則：「誰でも開けるリンク」は社外秘と相性最悪です。期限・閲覧制限・ログが無いなら共有しない方が安全です。

保存ルール：会議が終わったら「音声→要約」の順で軽量化する

社外秘の運用は、データを“残し方”で勝負が決まります。おすすめは次の考え方です。

残す優先度	データ	理由	運用
低（短期）	音声	最も漏えいダメージが大きい	短期保存→自動削除
中	全文文字起こし	検索価値はあるが広がりやすい	必要期間のみ保持
高（必要なら長期）	要約・決定事項・宿題	共有価値が高く、読みやすい	権限付きで保持

現場で効く運用：会議後に「要約（結論・決定・宿題）」を確定し、音声は期限で消えるようにする。これでリスクが激減します。

編集ルール：要約は“改変”ではなく“追記”に寄せる

社外秘ほど「言った／言ってない」が問題になります。編集を許可する場合は、次のルールが安全です。

要約の編集は最小限：誤字・固有名詞の補正中心
重要箇所は根拠に戻れる：タイムスタンプで該当箇所へ
修正は追記で残す：元の要約を消さず、修正理由を添える

結論：社外秘では「編集できる」より「何が変わったか追える」が重要です。

アカウント運用：退職・異動の“当日無効化”をルール化する

社外秘の事故は、退職者・外注・異動後のアクセスで起きやすいです。ルールはシンプルにします。

退職：当日中にアカウント無効化
異動：プロジェクト権限を当日中に剥奪
外注：ゲスト権限＋期限＋閲覧のみ

運用コツ：「人で管理」だと漏れます。可能ならSSOや一元ID管理で、権限剥奪を仕組み化すると強いです。

会議開始前の“チェックリスト”で事故率を下げる

この会議は分類どれ？（社外秘／厳秘／極秘）
録音する？しない？（極秘は原則しない）
共有範囲は誰まで？（参加者＋関係者の定義）
共有リンクを使う？（期限・閲覧のみ・DL不可）
保持期間は？（音声は短期が基本）

最短改善：会議冒頭に「本会議は社外秘。共有はプロジェクト内。リンクは期限あり」と口に出す。これだけで事故が減ります。

社外秘運用に強いAI議事録ツールは？（ランキングで比較）

社外秘の運用は、ツール側の権限管理・共有リンク制御・保持ポリシー・監査ログで差が出ます。比較はランキング記事に集約しています。

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