外部委託・取材の注意｜AI議事録を社外と扱うときの事故防止ルール

外部委託・取材の注意｜社外と議事録を共有するための「最小化」設計

外部委託・取材でAI議事録は“便利なほど危ない”

外注・業務委託・取材・インタビューは、社内会議と違って関係者の境界が曖昧になりやすい領域です。AI議事録ツールは共有が速い分、設定を誤ると情報が一気に外へ出ます。

結論：外部が絡むときは「全部共有」ではなく、最小化（必要なものだけ、必要な期間だけ、必要な人だけ）が正解です。

外部共有で起きやすい事故パターン

録音・文字起こしの同意が曖昧：後から揉める
共有範囲が広がる：委託先の別担当が見ている
共有リンクが転送される：第三者が閲覧できる
個人情報が残る：連絡先・担当者名・個別事情
保持が無期限：終了後もデータが残り続ける

ポイント：外部案件は「終わった後」に事故が起きます。期限・削除・権限剥奪まで含めて設計すると安全です。

外部共有は“原本”を渡さない（共有版を作る）

外部共有で最も強い安全策は、原本（全文・音声）を渡さないことです。

種類	中身	共有対象	狙い
原本	音声＋全文＋詳細	社内のみ	リスク最大データを閉じる
共有版	要約＋決定＋宿題＋必要最小の引用	社外/広範囲	必要情報だけ流通

結論：外部に渡すのは「共有版」。原本は社内に閉じる。これで事故率が一気に下がります。

同意の取り方：外部は“目的＋共有範囲＋保持”をセットで

外部の録音・文字起こしは、同意の内容を明確にすると揉めません。

同意テンプレ（取材/外注）

「議事録作成のため録音し、AIで文字起こし・要約します。共有は（共有範囲）に限定し、外部公開はしません。データは（保存期間）で削除します。問題があれば録音なしで進めます。」

同意テンプレ（公開前提の取材）

「録音し、文字起こしして編集します。公開は（媒体/範囲）で、公開前に（確認フロー）を行います。公開しない部分（オフレコ）は明確に区別します。」

コツ：外部は「録音OK」だけだと不十分。共有範囲と保持までセットで言うと強いです。

マスキング：外部共有は“個人名・連絡先”を基本的に伏せる

外部共有は、内容が正しくても個人情報が残ると事故になります。

氏名：担当者A/B、役割名に置換
連絡先：メール・電話・住所は伏せ字
個別事情：不要なら削除、必要なら抽象化

現実解：外部に渡すのは「要約＋決定＋宿題」。全文文字起こしは、共有範囲を狭めない限り渡さない方が安全です。

共有方法：リンク共有は“期限・閲覧のみ・DL不可”が基本

外部共有でリンクを使うなら、次が揃ってからにします。

期限：7日〜14日（長くても30日）
閲覧のみ：編集不可
DL不可：音声・テキストの持ち出しを防ぐ
無効化：管理者が即停止できる
ログ：閲覧履歴が追える

結論：外部リンクは「いつでも止められる」ことが生命線。止められないリンクは作らない方が安全です。

保持と削除：契約終了時の“自動消滅”を作る

外部案件は、終わった後にデータが残るのが危険です。

データ	推奨保持	理由
音声	7〜30日	リスク最大
全文文字起こし	30〜90日	必要期間だけ
共有版（要約）	180日程度	業務上の参照に必要
共有リンク	7〜14日	転送事故を防ぐ

運用コツ：契約終了・納品完了のタイミングで「リンク無効化」「ゲスト解除」「データ削除」を一括で行うチェックリストを作ると強いです。

外部委託のチェックリスト（開始前／終了時）

開始前

録音・文字起こし・要約の同意（目的・共有範囲・保持）
共有範囲（担当者名指し／ゲスト権限）
共有版を作る（原本は渡さない）
リンク共有の条件（期限・DL不可・ログ）

終了時

共有リンクの無効化
外部ゲストの解除
音声・全文の削除（保持ポリシー通り）
必要な要約だけ社内に残す

結論：外部案件は「始め方」より「終わり方」で安全が決まります。終了時の処理まで型にすると事故が消えます。

外部共有に強いAI議事録ツールは？（ランキングで比較）

外部共有は、ツール側の権限・リンク制御・保持・ログで差が出ます。比較はランキング記事に集約しています。

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