権限管理とは？｜AI議事録の“共有事故”を防ぐアクセス設計

権限管理とは？｜誰が見られる？編集できる？を決める議事録セキュリティの要

権限管理とは、AI議事録ツール上のデータ（音声・文字起こし・要約・共有リンク）に対して、「誰が」「何を」「どこまで」できるかを制御する仕組みです。会議や取材の議事録は、情報の価値が高いほど事故も起きやすいので、権限設計は最優先の土台になります。

結論：権限管理が弱いツールは、導入が進むほど“共有事故”のリスクが増えます。便利さより先に、制御できるかが重要です。

重要：権限は「守るため」だけでなく、安心して共有して使い倒すために必要です。

ツールによって名称は違いますが、だいたい次のような階層で作られています。

権限	できること	向く人	注意点
オーナー（管理者）	全設定・ユーザー管理・削除・ポリシー	情シス／管理者	人数は最小に
編集者	議事録の編集・共有設定	会議主催／PM	誤編集リスク
閲覧者	閲覧・検索・コメント（ツール次第）	参加者／関係者	共有範囲の設計が重要
外部ゲスト	リンク閲覧のみなど限定	取引先／外注／取材	期限・透かし・DL制御が鍵

おすすめ：「編集者」を増やしすぎない。編集は便利ですが、証跡（何が変わったか）が残らない運用は危険です。

揉める原因は「この人は見ていい？」ではなく、「この議事録は誰まで見せる？」が曖昧なことです。先にデータの階層を決めると楽になります。

コツ：最初に「会議種別→共有範囲」を固定しておくと、現場が迷いません。

鉄則：外部共有は「期限あり」「閲覧のみ」「DL制限」「ログあり」の4点が揃ってから。

運用の最短：「会議種別（全社／部門／PJ／機密／外部）」の5分類だけ決めて、権限を紐づける。これで現場が迷いません。

結論：権限管理は「入れてから考える」と必ず揉めます。先に型を決めて、型を守れるツールを選ぶのが最短です。

権限機能は、ツールの法人向け設計で差が出ます。共有リンクの制御や監査ログまで含めて比較するのが安全です。