共有リンクの落とし穴｜AI議事録が流出する“最短ルート”を塞ぐ

共有リンクの落とし穴｜便利さがそのまま事故になるポイントと対策

AI議事録ツールで一番ラクなのは、リンクを1つ貼って「ここ見てください」で共有できることです。ところが、この便利さがそのまま流出の最短ルートになります。事故が起きる時は、たいてい「クラウドが怖い」ではなくリンクが生きていたが原因です。

結論：共有リンクは“作るかどうか”より、作る条件を固定して守れる状態にすることがすべてです。

ポイント：共有リンク事故は「悪意」より「うっかり」で起きます。だから“人の注意”ではなく“仕組み”で止めるのが正解です。

結論：この5条件が揃わないなら、共有リンクは使わない方が安全です。共有方法を変えたほうが早いです。

リンク事故の被害を小さくする一番の方法は、リンク先を「原本（音声・全文）」にしないことです。

現場で強い形：外部に渡すのは“要約版”だけ。全文文字起こしや音声は渡さない。これだけで大事故が起きにくくなります。

期限は短いほど安全ですが、相手が見れないと結局再発行になって面倒です。目安は次です。

結論：基本は7〜14日。長くする時は「更新制」にして、放置リンクを作らないのがコツです。

リンク共有テンプレ（社内向け）

「議事録共有リンクです。閲覧のみ。期限は（○/○）まで。必要なら期限内にコメントください。期限切れ後は再発行します。」

リンク共有テンプレ（社外向け）

「議事録の要約版です。閲覧のみ。リンク期限は（○/○）までです。期限後は無効になりますので、必要な点は期限内にご確認ください。」

会議での宣言テンプレ

「共有は期限付きリンクで行います。期限なしリンクは作りません。外部共有は要約版のみです。」

ツールや組織によっては、条件が揃わずリンク共有が危ない場合もあります。その場合は、最初からリンクを使わない運用に寄せるのが安全です。

結論：リンクは“使えるなら強い”ですが、条件が揃わないなら無理に使う必要はありません。安全に回る形が正解です。

共有リンクの安全性は、期限・閲覧制限・DL制限・無効化・ログの有無で決まります。法人向け機能が揃っているかはツールで差が出ます。