共有ルールの作り方｜Notion/Google/Slackで事故らない運用【2026年版】
AI議事録ツールの導入が失敗する最大要因は、精度ではなく共有です。
「どこに置くの？」「誰が見れるの？」「リンクが漏れたら？」「結局、誰も読まない」——ここが曖昧だと、議事録は一瞬で“増えるだけのログ”に堕ちます。
ここでは、事故をゼロに寄せつつ、読まれて動く共有ルールを最小の仕組みとして固めます。
結論：共有は「置き場所」「権限」「命名」「通知」の4点が揃った瞬間に回り始めます。
“どれか一つ”で全部やろうとすると、必ず詰みます。役割分担で勝ちます。
| ツール | 役割 | 向く使い方 |
|---|---|---|
| Slack | 通知・初動 | 会議直後にToDoを届ける、読ませる |
| Notion | 資産化・検索 | 議事録DB化、タグで探せる形にする |
| Google Drive | 保管・権限 | フォルダと権限で守る、監査・保持に強い |
断言：Slackは「流れる」、Notionは「貯まる」、Driveは「守る」。役割を混ぜるほど事故ります。
議事録が読まれない理由のほとんどは、置き場所がバラバラなことです。探す労力が発生した時点で、読む人はいません。
決めることはこれだけ：
| パターン | 正本 | Slackの役割 | 向くチーム |
|---|---|---|---|
| 資産化型 | Notion（DB化） | 要点＋リンクを投稿 | 検索・再利用が多い |
| 保管重視型 | Drive（フォルダ管理） | ToDoだけ投稿＋保存先 | 権限・保持が厳しい |
議事録は「探せない」瞬間に価値がゼロになります。命名は、最初から統一します。
命名テンプレ（これで固定）
YYYY-MM-DD_会議名_プロジェクト（任意）
例：2026-01-18_定例MTG_プロダクトA
断言：命名規則は“美しさ”ではなく“継続できる短さ”が正義です。
共有事故は「誰が見れるか」より、「誰が外に出せるか」で起きます。最小ルールで止血します。
| 権限 | 原則 | 例外（必要な場合） |
|---|---|---|
| 閲覧 | 参加者＋関係部署 | 上長・監査など必要者 |
| 編集 | 会議オーナー＋運用管理者 | 担当者がToDoだけ更新 |
| 外部共有 | 原則禁止 | 期限付きリンク＋閲覧のみ＋ログ必須 |
断言：外部共有を“自由”にした瞬間に事故ります。例外運用に落とすのが正解です。
Slackは流れます。だから、全文を貼るのは逆効果です。読まれる形は固定です。
Slack投稿テンプレ（最短）
Notionでの勝ち筋は、ページを散らかさずDBで整理することです。
断言：Notionは「探す」ではなく「フィルタで出す」設計にした瞬間、議事録が資産になります。
Driveは「守る」運用に強いです。特に権限・保持が厳しい組織はここが刺さります。
コツ：Driveは“人”で権限を作るより、“フォルダ”で権限を作った方が運用が壊れません。
社外と共有する必要がある場合でも、自由共有はしません。例外ルールを固定します。
断言：外部共有は「便利」より「管理」が優先です。例外として扱うと、導入が止まりません。
