共有範囲の設計｜AI議事録の“見せていい人”を迷わず決める方法

共有範囲の設計｜議事録が漏れない・回る「会議種別×権限×リンク」の型

AI議事録ツール導入で起きるトラブルの多くは、録音や要約の精度ではなく「誰が見られるのか」が曖昧なことです。共有範囲が決まっていないと、現場は便利さに引っ張られて広がり、事故が起きます。

結論：共有範囲は「注意しましょう」では守れません。会議種別で固定し、権限とリンクで仕組み化すると事故が減ります。

ポイント：共有は便利なほど危険です。だから「共有範囲を設計する」ことが、AI議事録の最大の成功条件です。

毎回「誰に見せる？」を考える運用は必ず崩れます。先に会議種別を固定して、共有範囲を紐づけると迷いません。

会議種別	共有範囲（推奨）	共有方法	補足
全社	全社員	社内公開（閲覧のみ）	要約中心でOK
部門	部門メンバー	部門グループ固定	外部リンクは基本不要
プロジェクト	PJメンバー	PJグループ固定	参加者入替を想定
外部（商談/取材）	社内の担当チーム＋必要最小限の外部	ゲスト共有（期限あり）	原本と共有版を分ける
機密（人事/法務）	指名者のみ	リンク共有原則NG	保持短期・音声は原則残さない

最短の型：会議は5分類（全社／部門／PJ／外部／機密）。共有範囲は分類に紐づけて固定。これで現場が迷いません。

共有範囲は、権限が弱いと守れません。最低限、次の役割に分けます。

運用コツ：編集者を増やしすぎると事故が増えます。特に社外秘は「編集より追記」「編集より根拠リンク」が安全です。

リンク共有は強い反面、設計ミスが致命傷になります。次の条件が揃わないリンクは使わない方が安全です。

結論：外部共有は「期限ありリンク＋閲覧のみ＋DL不可＋ログ」が基本セット。ここが揃わないなら、共有方法を変えるべきです。

運用はシンプルなほど守れます。会議冒頭で次を宣言すると事故が減ります。

宣言テンプレ

「本会議の議事録は（会議種別）です。共有は（共有範囲）まで。外部共有は（する/しない）。リンク共有する場合は期限を付けます。」

例（外部商談）

「本件は外部商談です。議事録共有は当社の担当チーム内のみ。相手企業に共有する場合は、要約版のみを期限付きリンクで共有します。」

特に外部共有や社外秘では、原本（全文）をそのまま共有しない方が安全です。

結論：共有範囲が広いほど、共有版は短く・抽象化が正解。全文共有は事故の起点になりやすいです。

共有範囲の設計は運用ですが、ツール側の権限管理・共有リンク制御・監査ログで事故率が大きく変わります。比較はランキング記事に集約しています。