データ保持とは？｜AI議事録の保存期間・削除ルールを決める基本

データ保持とは？｜議事録を「残しすぎて危ない」「消して困る」を防ぐ保存設計

データ保持（Retention）とは、AI議事録ツールに保存される音声・文字起こし・要約・共有リンク・ログなどを、どのくらいの期間保存し、いつ削除するかを決める考え方です。

結論：議事録は「残すほど安心」ではありません。価値がある情報ほど、残し方を設計しないと危ない。データ保持は“攻めの運用”の土台です。

要点：データ保持は「残す vs 消す」ではなく、残すべきものを残し、残さないものは消すの線引きです。

鉄則：最初に決めるべきは「音声をいつ消すか」。ここが定まると、設計が一気に進みます。

保存期間は「雰囲気」で決めると揉めます。次の3軸で決めると綺麗に落ちます。

現実解：多くの組織は「全部同じ期間」で失敗します。会議種別で分けると一気に楽になります。

会議種別	音声	文字起こし	要約	共有リンク
全社共有	90日	1年	2年	30日（更新制）
部門内	30日	180日	1年	14日
プロジェクト	30日	PJ終了＋90日	PJ終了＋1年	14日
外部共有（取引先/取材）	7〜30日	30〜90日	180日	7日（必ず期限）
機密（人事/法務/M&A）	原則保存しない or 7日	30日（最小限）	90日（必要分のみ）	原則NG

運用コツ：「音声は短く、要約は長く」が基本。音声はリスク最大、要約は共有価値最大です。

保持ポリシーは、決めても守れないと意味がありません。実務は自動削除が前提です。

落とし穴：「削除は怖いから無期限」は最悪手。情報は増えるほど漏えい面積が広がります。

結論：データ保持は「セキュリティの話」で終わりません。安心して使い倒せる環境を作るための設計です。

保持ポリシーは、法人向け機能の差が出る領域です。会議種別での保持設定、共有リンクの期限、監査ログまで含めて比較するのが確実です。