AI議事録ツール保存・検索・共有｜議事録を“資産”に変える設計と運用ルール【2026年版】

保存・検索・共有の基本｜議事録が資産になる設計【2026年版】

AI議事録ツールを導入しても、定着しない理由はシンプルです。

置き場所が散る、探せない、誰も読まない。

逆に言えば、保存・検索・共有の設計さえ固まれば、議事録は“資産”になります。ここでは、最短で回る運用をテンプレとして渡します。

最初に決めるべき1つ：正本（本体）をどこに置くか

議事録が散るチームは、例外なく「正本がどこか」決まっていません。まずここを固定します。

• 正本：全文＋要約＋資料リンクがある“本体”
• 共有：Slackなどで要点＋リンクを流す“入口”

断言：正本が1つに固定されると、議事録は探せます。正本が散ると、どんなツールでも終わります。

正本の置き場所：NotionかDriveの2択で十分

現場で回るのは、だいたいこの2択です。

置き場所	強い点	弱い点
Notion	検索・タグ・テンプレで運用が強い	権限設計が雑だと散る
Google Drive	社内標準になりやすい／権限が分かりやすい	テンプレ運用は工夫が必要

結論：どちらでもOK。重要なのは「正本はここ」と決めてブレないことです。

命名規則：検索は“タイトル”で決まる

検索性は、AIより人間の命名の方が効きます。迷わないために、命名を固定します。

おすすめ命名（テンプレ）

• 日付：YYYY-MM-DD
• 会議名：プロジェクト／定例／商談など
• テーマ：議題の核（例：要件確定、価格、次回提案）

例：2026-01-18_新規導入定例_要件確定と次アクション

断言：命名が揃うと、検索は“ほぼ不要”になります。見た瞬間に見つかるからです。

共有の入口：Slackに流すのは“全文”ではなく“要点＋次”

議事録が読まれない原因は、情報量ではなく、読む負担です。Slackは短く、正本に誘導します。

Slack共有テンプレ（貼るだけ）

• 決定事項：（1〜3行）
• ToDo：（担当／期限）
• 保留：（判断者／期限）
• 議事録リンク：（正本）

コツ：Slackに長文を貼るほど読まれません。入口は短く、正本へ寄せます。

全文と要約の使い分け：読む人は“要約しか見ない”前提で設計する

読み手は忙しいです。全文を読む前提で運用すると、確実に死にます。

• 要約：毎回読む（意思決定とToDoの確認）
• 全文：揉めたとき、言った言わないの確認に使う
• 音声：必要なときだけ遡る（原則は参照用）

断言：普段は要約だけで回る設計にする。全文は“証拠”として残す。

議事録を資産にする“タグ設計”（最小で回る）

タグは増やすほど死にます。最小で回します。

• 会議種別：定例／意思決定／商談／取材
• プロジェクト：案件名・部署名
• ステータス：決定／保留／対応中

結論：タグは“検索の補助”。命名と要約が強ければ、タグは最小で十分です。

定着する運用ルール（これを決めると揉めない）

• 作成責任者：議事録の“正本”を確定する人（1人に固定）
• 確定タイミング：会議後24時間以内など期限を決める
• 修正ルール：修正は追記で残す（消さない）
• 共有範囲：閲覧できる人の範囲を明確化

断言：揉めるのは、内容ではなく運用です。ルールがあるだけで事故は激減します。

無料トライアルで確認すべき“資産化の条件”

保存・検索・共有の実用性は、触ればすぐ分かります。見るポイントはここです。

• 要約をテンプレ化できるか
• リンク共有が簡単か（外部共有の制御も含む）
• 検索が速いか（キーワードで引けるか）
• エクスポートできるか（Notion/Drive運用のため）

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まとめ：議事録を資産にするのは“ツール”より“置き方”

• 正本の置き場所を1つに固定する
• 命名規則を揃えて、見つかる設計にする
• Slackは要点＋次＋リンクの入口にする
• 普段は要約で回し、全文は証拠として残す
• タグは最小、運用ルールで揉めないようにする

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