保存期間を決める｜AI議事録のデータ保持ポリシー設計とテンプレ

保存期間を決める｜議事録を「残しすぎ」「消しすぎ」しないデータ保持ポリシー

AI議事録ツールは、会議データが増え続ける仕組みです。保存期間を決めないと、

という形で必ず詰みます。

結論：保存期間は「あとで考える」と崩壊します。会議種別×データ種類で先に型を作るのが最短です。

揉めるのは録音したかどうかより、

です。保存期間の設計は、安心して共有するための土台になります。

ポイント：保存期間を短くすると安全になりますが、短すぎると引継ぎ・監査・トラブル対応で困ります。だから会議種別で分けるのが正解です。

鉄則：音声は短く、要約は必要なら長く。これが最も事故りにくいです。

使い方：「価値が高いがリスクも高い」もの（音声など）は短期＋厳格管理。「価値が高くリスクが中」なもの（要約）は必要に応じて長期。

会議種別	音声	全文文字起こし	要約・決定・宿題	共有リンク
全社共有	30〜90日	6〜12ヶ月	1〜2年	30日（更新制）
部門会議	7〜30日	90〜180日	6〜12ヶ月	14日
プロジェクト	7〜30日	PJ終了＋90日	PJ終了＋1年	14日
外部（商談/取材）	7〜30日	30〜90日	180日	7日（必ず期限）
機密（人事/法務）	原則保存しない or 7日	30日以内（最小）	90日以内（必要分のみ）	原則NG

結論：「全部同じ期間」が一番失敗します。会議種別で分けるだけで運用が回ります。

保存期間は決めるだけでは意味がありません。実務は自動削除が前提です。

運用のコツ：延長は“例外”として扱い、延長理由・期限を記録して残すと破綻しません。

音声や全文を短期にしても、困らないように設計できます。

結論：「全部残す」より「残すべきものだけ残す」方が、ナレッジとしても強くなります。

最短の確認：無料トライアルで「作成→共有→期限で無効化→削除」まで回して、運用が守れるかを見るのが確実です。

保持ポリシーの機能は、法人向け設計で差が出ます。権限・共有リンク・自動削除・監査ログまで含めて比較するのが確実です。